品質塗鴉: 【Kaizen持續改善】— 提升工作效率，不只是說說而已。如何使用我來教教你！

Kaizen，在日本一開始就寫作漢字「改善」，雖然我們看的很明白，但這也是兩個日語單詞的複合詞，它們一起翻譯為「良好的改變」。經過後來豐田生產系統的和精實原則的聯繫，Kaizen 才成為「持續改進」（Continuous Improvement）的意思。如果你讀過我另一篇關於 PDCA 的文章，你可以知道持續改進在 ISO9001：2015 被放在最後一個章節，但 Kaizen 在豐田生產系統卻幾乎是在一開始就做。原因為何？因為豐田生產系統是訂定在公司已經有標準化的作業之後才可以執行，因此這兩個系統沒有衝突。

先後順序：ISO9001：2015 建立完成 -> 可以學習豐田管理系統，就可以開始 Kaizen。

Kaizen這個觀念本身可大可小，我把一些很技術性的觀念拿掉，留下幾個大家都方便使用的概念。這篇文章為了想盡可能的讓更多人了解，幾乎每一個概念都想了兩個小故事，這樣你就可以在知道理論之後進一步了解它怎麼被應用。

先別急著改 — 等穩定再改

在追求持續改善的過程中，我們常常會急於改變，以期快速獲得結果。然而，這樣的做法可能會導致不穩定和無效的改變。讓我們通過兩個小故事來說明為什麼我們應該先等待穩定再進行改變。

故事一：延長營業時間

假設你是一位經營餐廳的老闆，你希望延長餐廳的營業時間以吸引更多顧客。你很急於實施新的服務流程，卻沒有充分的準備。結果，服務時間加長卻沒有充分跟員工溝通或是訓練，造成顧客體驗不佳。如果我們事先等待穩定並進行必要的準備，例如培訓員工、測試新流程，那麼改變可能可以更加順利和有效果。

故事二：開發新軟體

想像你是一個軟體系統開發團隊的領導者，你的團隊正在開發一個重要的軟體產品。為了想要加快開發速度，比別人早一步推出市場，急於推動新功能的舉動，可能會犧牲掉系統品質和穩定性。相反，如果我們先確保現有的功能穩定運行並解決現有的問題，就可以為新功能的加入鋪平了前進的道路。

核心概念 — 以過程為導向，不是以結果導向

在Kaizen的理念中，我們總是將重點放在過程上，而不僅僅關注最終結果，這是傳統西方管理跟豐田管理系統中的Kaizen最大的差異。這個核心概念是我們實現持續改善和提升效率的關鍵：專注在過程。

故事一：做一道菜

假設你是一位廚師，正在準備一道菜。你遵循食譜並按照每個步驟進行操作，但在最後品嚐時發現味道並不如預期。如果我們只關注結果，我們可能會對整道菜品感到失望，但不知從何改善。然而，當我們以過程為導向的方法，我們可以仔細檢視每個步驟，找出可能影響味道的原因。也許你發現某個調味料用量不正確或烹飪時間不夠。通過調整這些步驟，我們就能夠改進這道菜的風味。

故事二：現場改善（Gemba Kaizen）

想像你是一家生產汽車零件的工廠經理。有一天你發現產線在組裝過程中出現了一些問題，產品生產良率明顯下降。如果我們只關注在不要延遲交貨，我們可能會試圖快速解決問題，但這可能只是治標不治本。以過程為導向的方法，我們應該到現場觀察，從根本上檢視整個製造過程，找到每個步驟中的潛在問題並進行改進。也許我們會發現有些工人缺乏必要的培訓，或者某些設備需要維護，或者操作手法需要調整。通過針對這些問題進行改進，我們就能夠實現更穩定的生產過程。

以過程為導向的方法使我們能夠更全面地理解並改進工作流程，從而得到更好的結果。

5S — 可視化管理，也是精實生產的第一步驟

5S是精實生產中的重要概念，它代表著整理（Seiri / Sort）、整頓（Seiton / Straighten）、清掃（Seiso / Scrub）、維持清潔（Seiketsu / Standardize）和自律（Shitsuke / Sustain）。這些步驟不僅可以幫助我們創建一個整潔、有秩序的工作環境，還可以改善效率和品質。讓我們透過兩個小故事來說明5S的重要性。

故事一：亂糟糟的倉庫

想像你是一個倉庫的負責人，倉庫的物品堆積如山，雜亂無章。這樣的環境不僅浪費時間尋找物品，還增加了出錯的風險。你決定實施5S概念，首先進行整理，將不必要的物品移除。接下來，你整頓物品，為每個物品分配固定的位置，並標記清晰可讀。然後，你進行清掃，保持倉庫的乾淨和整潔。之後，你建立系統，重複上面三個步驟已確保維持清潔。最後，你將這些步驟標準化。透過5S，你成功地改善了倉庫和工作環境。

故事二：亂糟糟的車間

假設你是一家生產車間的主管，你的車間充滿了零件和工具，造成了生產線的混亂和擁擠。你決定引入5S概念，首先進行整理，清理掉不必要的物品並標示不同類型的零件。然後，你整頓工作區，為每種工具和零件分配固定的位置，減少搜索時間。接著，你進行全面的清潔，保持工作區的乾淨和整潔。然後，你建立起標準的清潔流程。時常的督促，讓你的夥伴和你都把清潔整頓視為日常工作的一部分。透過5S的實施，你成功地改善了生產線的效率和質量。

5S是精實生產的第一步，它為我們提供了創建有序、高效工作環境的基礎。

Muda — 浪費

在精實生產中，我們努力減少各種形式的浪費，這些浪費被稱為Muda。身為部落格擁有者，我想順便幫忙自己最愛的漫畫打一下廣告，你知道《JoJo 冒險野狼》第三部裡面大反派 Dio 在連續攻擊的時候說的就是 Muda 嗎？ Muda Muda Muda Muda Muda Muda Muda Muda！

讓我們通過兩個小故事來理解浪費的不同類型和如何解決它們。

故事一：食材在不同流程的浪費

假設你是一位餐廳經理，你注意到在食材儲存和使用過程中出現了浪費。你發現有過期食材被丟棄，食材存放不當導致腐敗，以及菜品的過量製作導致大量的剩餘。通過觀察和分析，我們開始採取措施來減少浪費。我們建立了一個的食材管理方式，定期檢查食材的狀況並適當儲存。同時，我們調整了菜單和訂購量，以避免食材的過量使用。這些措施幫助我們減少了浪費，等於提高了餐廳的效益。

故事二：軟體 Code 裡面的浪費

想像你是一個軟件開發團隊的成員，你注意到在軟件開發過程中存在著一些浪費。例如，頻繁的代碼更改和修復，過多的等待時間以及沒有價值的文件製作。你和團隊一起開始分析這些浪費的原因並尋找解決方案。你採用了持續集成和自動化測試，以減少代碼更改所帶來的風險和成本。同時，你優化了開發流程，減少了等待時間。你還簡化了文件製作流程，只創建真正需要的文件。這些改變幫助你的團隊減少了浪費，提高了開發效率。

通過識別和解決不同類型的浪費，我們能夠更加有效地運作並提供更高的價值。

重點思維 — 永遠視下一道工序為客戶

在合理的範圍內，我們始終以客戶的需求為導向。但客戶不只是買我們家產品或是服務的叫做客戶，那是外部客戶，有一個也很在乎你輸出品質的人，那就是負責你下一個工序的同事，他就是內部客戶。

故事：產線作業人員關心下一站的同事

假設你是一家汽車製造公司的裝配工人，你的任務是將不同的零部件組裝成完整的汽車。你認識到，如果你只關注自己的工作站，而忽視了下一道工序的需求，將會導致問題和延誤。你開始與下一道工序的同事合作，了解他們的需求並提供高品質的組裝產品。你確保你的工作不僅符合客戶的要求，也為下一道工序提供了良好的基礎。這種以客戶為中心的思維幫助你的公司提供更高品質的產品，並實現持續改善。

這不只在生產環境，比方餐廳內場人員做完餐點移交到外場人員，收到菜的外場人員就是內場人員的內部客戶。在精實生產中，我們要始終牢記客戶需求的重要性，並通過協作和溝通來實現協同工作。