前言 — 名詞解釋
ISO（國際標準化組織）除了制定舉世聞名的 ISO 9001 《品質管理系統》，它也對於其中的「稽核」部分額外提供了完整的條文規範，ISO 19011《品質管理系統稽核指導綱要》因應而生。不過我們這次不會對於 ISO 19011 深入討論，而是只用它在「介紹」這個章解裡面提到的名詞解釋。
在 ISO 19011 的開頭介紹有提到，我們常說的稽核、稽核，其實可以區分為三種稽核型式：
第一者稽核（1st Party Audit）
也稱為內部稽核（Internal Audit），指公司對於公司內部品質系統或是作業流程的自我診斷、檢討、改善。也因為如此，稽核方與被稽核方都是公司內部成員。
第二者稽核（2nd Party Audit）
也稱為外部供應者稽核（External Provider Audit）或是我習慣稱為的供應商稽核（Supplier Audit），指公司對於供應商的品質系統或是作業流程的診斷、檢討、改善。也因為如此，稽核方是我們公司，被稽核方是供應商或是外部供給者，比如材料供應商，或是合作的第三方實驗室。
第三者稽核（3rd Party Audit）
也稱為認證稽核（Certification and/or Accreditation Audit），指公司委派一間具有公信力的獨立認證機構，該機構對於我們公司的品質系統或是作業流程提供診斷、檢討、改善，並且擁有發予證書的權利。也因為如此，稽核方是獨立認證機構，被稽核方是我們公司。
雖然三種稽核的名稱不一樣，但流程不是大同小異嗎？
從上面的文字看起來，好像大致上只有稽核方與被稽核方的角色切換，但實際上就是因為我們公司的角色在這三種型式的不同位置，實際上我們要做的事情也會因此而改變。
而這也就是這次【稽核三部曲】的靈感來源 : )
但是因為不確定你看這篇文章的時候，有沒有看完其他兩部曲，所以我前面的名詞解釋會在三部曲都放上喔。
供應商稽核，對公司的好處？
我執行過許多次供應商稽核，也帶領過客戶稽核工廠許多次。從每一次的稽核，以及被稽核，我可以很坦白的說，我不太喜歡被稽核，尤其是現場稽核。而我猜想多數人都是如此。
但供應商稽核本身，確實有其重要性。
風險管理
供應商稽核，不管是去現場，或是填寫電子問卷，都有助於我們公司評估供應商。我們可以對他們的了解越多，相對風險就越低。如果你的工作是專門管理供應商，那稽核本身也是一種互相認識的良好機會。切記要互相尊重。
從現場或是問卷的結果，我們可以確保他們是否符合法規、標準、和我們自己的要求，減少未來合作可能會有的不良影響。
品質確認
要確認品質最好還是要透過現場稽核。如果真的無法抵達現場，也應該要讓供應商對於我們產品試做一次，並且提供認證報告，用以確保供應商的產品或服務品質符合預期。有助於確保最終產品的品質。
對於品質部門而言，供應商稽核不是為了瞭解價格，確認交貨速度，如果有這方面必要，採購可以陪同品質一同去稽核。品質部門去供應商稽核就是為了確認供應商產品的品質水準。
稽核啟動的契機是什麼？
大致上而言，有三個會需要供應商稽核的原因：新廠商認證、新產品認證、以及供應商的產品出了大問題。
還會有其他原因的話，就可能是這間供應商對你們公司而言很重要，而你們公司對這間供應商而言也很重要，所以你會需要盡可能的熟悉了解這間供應商，可能每幾個月就要去看一次，不一定是同一個產品，但就是會找機會頻繁的去。
供應商稽核之前，需要具備的知識或是技能
我是以電子產業為出發點去思考，但猜想大致上邏輯應該很相近：
品質系統條文
比如 ISO 9001、IATF16949、VDA 6.3 或是 VDA 6.5 之類等等。能夠對條文本身的有一定理解會更好，因為偶爾也會碰到供應商負責客戶稽核的人員打開條文開始跟你比對於條文的理解程度。
法規和標準
除了條文之外，瞭解跟產品相關的法律法規和業界標準也很有用。
條文跟法規，不是用來壓制供應商，對我而言，是我們可以用第三方的角度，幫助供應商去半強迫的修正一些供應商內部不容易調整的地方。
風險評估
具備風險評估能力，能夠評估供應商的潛在風險，並提出相應的管理措施。
如果供應商的風險過大，就必須要向上級反應，最嚴重就是拒絕使用這間供應商。
稽核流程
熟悉供應商稽核的步驟和流程，進行有效的審查和評估。
話是這麼說，但其實稽核人員大多都有各自習慣的稽核模式，有人喜歡先看文件，再去現場看，有人則是相反；也有人習慣文件只是翻翻，大多數時間都蹲在現場。
但不管你習慣的流程是什麼，能夠在有限的時間內，看到你想看的所有東西就好。
溝通技巧
對我而言，供應商稽核最主要是為了互相幫助，我會需要了解這公司的品質系統有沒有在正常運作、生產線運作有沒有重大瑕疵，同時也會把一些正確的觀念帶給供應商。
在長期合作的基礎之下，與供應商良善溝通稽核要求和結果，認識現場的人員，給予尊重。給予尊重很重要，需要重複強調。
稽核有沒有範圍？
以往我們最常使用的就是 ISO 9001，那我就會以 ISO 9001為主要範圍。如果供應商聲稱他們有 IATF16949，那我會視情況看深入一點；如果我們這次要看的就是車用相關的產品，那我就會把範圍擴大到 IATF16949。
但我們無法無限制的放大，一方面是時間不夠，一方面是沒必要。但如果意外地看到跟主題不相關的，我們還是要記錄下來，可以建議供應商修改或是調整。
很多體制比較完整的公司，會有自己的稽核表格。如果你所在的公司偏小，你也可以做一個適合自己表格，填上你想要，或是需要確認的問題。我自己之前就有做一份。
供應商稽核時，希望可以看到的東西
因為過去工作經驗關係，我們管理的供應商發生問題是由我們面對顧客，因此每一次稽核我都會盡量嘗試了解每一個步驟的原因跟做法。以這樣的原由，每一次供應商稽核我都會想看到：
現場製作
供應商可以現場製作我們的產品。這算是很正規的稽核會看的項目，目的之一也是為了計算產能。雖然事實上因為供應商本身生產排程原因，可行性不一定很大，但是至少有使用於我們產品的機台或是設備，我們都會希望能看到它運作的狀況。
生產流程確認
從進料看到包裝的全部流程，確保生產和交付的有效性。
每一個流程的現場環境、溫溼度掌控、文件記錄與保存、人員操作、機台保養、與前後站的運輸方式…等等。
問題解決能力
看供應商面對不同的問題，他們是如何處理。比方說他們的供應商來料出問題、產線出現異常物品、異常狀況、工廠斷電、臨時缺料等等。
供應商各部門的溝通是否融洽
通常離開了供應商的工廠之後，我們品質的對應窗口就是供應商的品質部門。如果我們對應的窗口與其他部門人員溝通很有代溝，基本上以後需要處理事情就容易事倍功半。
如果稽核時就發現這個問題，就想辦法多認識些其他部門的人，組一個小群組或是個別交換聯繫方式。
結語 — 對我們身為稽核人員的好處
稽核最大的障礙是需要出差，頻率越高，對於有家庭的人，負擔就越大。
但可以親眼所見，我們能得到的資訊更多，不只可以認識供應商的各部門人員，大概知道它們的做事風格。透過現場的稽核，我們可以多了解自家公司購買產品的製造過程，也可以看看品質系統的管理有沒有落實。
隨著參與的現場稽核次數越多，與供應商的互動越多，也同步可以吸收新知識，慢慢地你就會成為一個很獨特的品質人員喔。
延伸閱讀：
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【稽核三部曲：第三者稽核】— 又稱外部稽核。外部稽核在做什麼？該怎麼執行呢？
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