前言 — 供應商稽核的人力資源，必考題
以前因為有負責到車用產品的元件，我們在稽核這些供應商的時候，會特別去看看供應商的員工人力資源安排，尤其是「技能矩陣（Skill Matrix）」，差不多是每一次我都會問的必考題。
問題的方式不一定每次都一樣，但大概會有這樣的方向：
在工廠大致逛了一圈，有跟一位產線員工 Abbey 了解一下她的職務。之後有機會回到品質系統稽核部份，問到人力資源。人力資源主管帶我去他的座位那邊，資料都在那邊，比較方便調閱，我們就移駕到供應商的人力資源部門。
我：「請問您這邊員工離職率大概多少？」
人力資源主管：「我們這邊離職率大約 6%，農曆過年結束後離職率高一些。」
「請問員工的離職率，會影響到我們合作的產品嗎？」
人力資源主管：「您放心，當然不會，我們車用產品的產線人員都比較穩定。」
「請讓我看看目前員工大致數量 / 看看員工名單 / 看看員工的履歷。」
人力資源主管拿出 Abbey 的履歷。
「我們如何知道員工 Abbey 可以勝任目前的工作崗位。請讓我看看 Abbey 的技能矩陣。」
這時候供應商負責管理人力資源的人員，會因為工廠本身管理方式不同給你不同的答案。有些工廠會把技能矩陣放在每一位員工的員工履歷表，也可能為了方便管理，會集中用一張 Excel 表格管理。
方法沒有好壞，只要工廠可以妥善利用，可以適合這一間工廠，就都是好方法。
何謂技能矩陣？
所謂「技能矩陣」，就是可以用圖像化的方式，看看員工對於某一項工作的熟悉程度。通常我們可以看到的會像圓餅圖型、田字型、或是很酷的就是多角形像蜘蛛網一樣的，然後依據熟練程度，可以看到形狀的顏色更豐富，或是填滿程度越來越高。
如果是非常專精的工作站別，我不會期待讓他/她還要被安排到其他工作站別，但相對的，我會請人力資源部門幫我看看這一位員工的能力，比如說：
足夠的工作經驗
比方他/她已經在同樣的領域待了 3 年以上。
足夠的培訓
這一位員工每年的培訓時間、培訓課程內容、考試成績等等。
有否到達出師等級
有沒有出過包，有沒有到達可以培訓別人的能力。可以跟 Abbey 直接聊聊，聽聽她對於她工作的自信程度。
但至少從我看過的供應商，超過七成的工廠，會習慣將員工的技能矩陣放在一塊兒管理。除了方便管理，我想也有部分原因是為了方便客戶稽核 XDD。
因此，當你索取「技能矩陣」，你可能會看到類似下圖的表格。
簡易說明：矩陣的橫列通常會放產線人員，縱列會放產線上會有的工作站別。經由表格，我們可以快速的判斷，當比如因為員工生病時，哪一位員工可以被快速調配支援。
技能矩陣何時可以用到？
聰明如你，肯定知道這不只是製造業，只要你所在的工作環境有可以交叉支援的工作，比如餐廳外場或是內場、飯店內勤部門、博物館的志工…只要一個環境內有可以培訓的工作或是任務，能讓員工互相支援，就可以使用上面這種技能矩陣圖。
技能矩陣本身立意良善，但重點是：我們何時才能幫員工增加一個藍色小方形？
幾個可行的方向：
- 培訓的教材盡量豐富，最好有滾動式的更新。
- 設定培訓頻率，比如一年一次（拜託不要這樣）、一年兩次、一季一次。找一個平衡點。
- 考試教材可以變換，不要讓員工背答案。
- 讓老手可以參與 SOP 或是培訓教材內容，代表他/她有足夠的知識量。
多工可以帶來的價值，你也許可以回饋給員工？
這是一個概念，當你有足夠的員工擁有多工技能，他們讓你的產線維持運作，請問你能不能把這個當作是一個加分，反映到他們的薪水上呢？
也許我們可以用該月份的品質異常當作是一種 KPI、當站良率當作是 KPI、員工的多工程度當作是KPI、或是員工接受任務調配也當作是額外加分。
讓員工覺得多工，而且把這些工作都訓練的越來越成熟，是一種擁有成就感的事情，增加薪水可以是一個直接的回饋。
技能矩陣如何用 Excel 製作出來？
首先，打開 Excel 之後，先列出你的員工名字在 A 列，工作的站別在第一行。
從〔常用〕的〔條件式格式設定〕，選取〔圖示集〕，然後選擇你喜歡的〔評等〕方式。但比較好的方式是選擇〔評等〕下面的〔其他規則〕。
從〔圖示樣式〕同樣可以選擇喜歡的評等方式，然後記得勾選〔只顯示圖示〕。
在下方的數列，〔類型〕改成數值，然後〔值〕就設定100、75、50、25。
按下確定就完成，是不是很簡單？
之後的使用方式，舉例來說，員工 Ben 經過四次「切割站別」的培訓都高分通過，我們就在上圖的 B3 格子填入數字 75，這樣 B3 就會變成三格藍色的狀態，表示 Ben 在切割的技能已經足夠熟練；員工 Dean 在接受過兩次培訓，已經可以獨立作業，不需要時常被關心，就可以在 C5 格子填入數字 50。
當然，什麼是可以獨立作業、什麼是足夠熟練、什麼時候代表可以培訓別人，這些定義需要呈現在某一份供應商的程序文件裡面，也是我們可以再繼續詢問的地方。
但透過一份技能矩陣，公司可以知道員工目前技能的狀況，可以有邏輯性的調度人力，這些都是降低生產變異數的好方法。雖然不一定適用於10人以下小規模的公司，如果你現在所在的公司規模慢慢擴大，不妨試試。
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