前言
前陣子跟朋友在聊關於找新工作的面試過程，他說他的面試官問了一個很廣泛的問題，反而因為太過於廣泛，讓他一瞬間不知道該從哪個角度來回答。問題是這樣：
「請你敘述一下，你是如何管理供應商的？」
後面關於他的答案就是後話，咱們就不談了。不過，身為供應商品保工程師（SQE），有效的供應商管理是確保產品或服務品質關鍵中的關鍵。
但什麼是「有效的管理」？在討論這個之前，我們可以回過頭來先稍微說明一下供應商的管制是什麼。
供應商評估與選擇
其實在 ISO9001 品質管理系統裡面，正式名詞是「外部提供者」。外部提供者，可以是材料商（將他的產品或是服務，合併到我們自己的產品或是服務裡）、經銷商（打著我們旗號，賣我們的產品給顧客）、或是外包商。但為了簡化，我們還是稱「供應商」。
需求的產生
官方上的定義，當我們開發新產品或服務，或是公司內有任何新的需求，採購部門就會啟動。採購從公司以外的單位，尋找這次需要的資源。比方說，我們新產品的印刷電路板（PCBA）裡面部分電子元件與上一代產品不同，這次會需要一些新規格的 MOSFET，這時候採購就會出動尋找需要的
MOSFET。
評估標準
有了需求，採購會依照需求規格找材料。理想化的評估，我們會平均的考量購買產品的品質標準、可交貨時間、以及成本。實際上的考量…就要看公司的重點放在省錢、省時間、材料堪用就好。
篩選潛在供應商，進行初步評估。
如果只是從網路上廣泛的尋找材料，品保工程師不太可能一間一間的去看，所謂的篩選會有幾種模式：
需要產品的種類多 — 研發部門評估
研發拿樣品做實驗，評估產品或是服務結合後的品質和穩定度。結合的方式可以有很多種，比如使用矩陣逐一配對，看看哪一種產品的配對方式最符合我們需求，測試過程中也可以順道觀察產品品質。
需要產品的種類少 — 品質部門評估
當我們決定進一步的跟這間供應商有比較深度的合作，品質會在這時候出動。
我們可以提供自評表（Self-Assessment）給供應商，然後條件允許的情況下，我們就會去一趟供應商的工廠來一趟稽核之旅。如何稽核供應商可以參考下方延伸閱讀。
稽核的結果，我們會得到供應商擁有的品質系統證書種類、生產機台的品牌、生產技術、品質系統實踐的紮實程度、供應商支援度等等公司自己訂定的標準去衡量，再加上供應商的業務與我們採購講好的價格跟交期，綜合評估，來給供應商打分數。
有一個但書
上面的評估方式會隨著公司規模大小、材料估計需求量、材料客製化程度、應用的領域等等因素不同而有變化。比方說我們產品是用在汽車產業，那我們會需要實際看一次供應商工廠的機會就會很大；或是我們公司的品保部門很龐大，什麼材料要購買前都可以安排一次供應商稽核。
合約訂定
選定供應商之後，就是簽合約了，這在 ISO9001：2015 也特別寫了一小節
8.4.2。不同公司會有不同的名稱，不過大致上而言，會有採購合約跟品質合約，或是合作合約書，裡面包含採購的部分條文和品質的部分條文。
其中品質的條文，會包括檢驗程序、環境要求、品質要求、退貨要求、罰款要求等。
合約是一個你來我往的角力賽，在簽下名字前一定要確保我們不會簽一個爛合約，比如裡面有一個高額罰款或甚至無上限的罰則、或是含糊的推責
定期評估供應商績效
如果你是供應商的角色，公司也有品質管理系統在運作，每一年你們都會提供給客戶「客戶滿意度調查表」。相反的，身為客戶，如果你的規模夠大，你也可以每一年製作一份評估供應商績效的報告，例如定期的審查、客訴數量、客訴嚴重度、技術支援度、售後服務、交貨時間、降價幅度等等，給你的供應商。
風險管理
對於我們自己，降低購買材料風險的最直接方式，就是尋找第二材料來源。但可能你們公司也是有情有義，或是有一些關鍵材料沒有適合的第二材料來源，也許我們可以換換其他方式：
制定對應計畫
比如說這個材料的庫存水位稍微調高，但還是持續尋找替代供應商。
與供應商深入合作
有新案子都會找這間供應商談談，給他更多的訂單，採購、研發、品保都更深入合作，讓雙方的牽絆更深。
持續改進
要讓供應商持續改進有兩個大原則：他們給你出了一個大麻煩，或是你對他們很重要。
通常而言，我們會透過稽核找到的缺失要求供應商改善、透過不良品的分析進行改善、或是來料檢查時發現問題要求改善。有興趣可以看看下方延伸閱讀的 Kaizen。
結語 — 何謂有效的管理？溝通和協作
在品質部門的這些時間，我看過形形色色的品質工程師。有的人對供應商超級兇，有人完全公事公辦，也有人對供應商很有同理心。
就結果而言，只要我們管理的供應商出貨都沒問題，怎麼管理可能影響不會很大。
但實際上，有時候供應商名聲都比我們大，不理你就是不理你，出問題該怎麼辦？因此我管理供應商都有一點在因材施教。要知道，真正擁有產線的是供應商，決定要先出貨給誰的也是供應商。除非你家有錢到可以每一個供應商都放一個駐廠品保工程師。實際情況下，我會建議的幾個管理大方向：
與供應商保持開放的溝通通道
不只是我們有問題的時候才丟給他們，平常有機會可以溝通，我都會適時的分享一些可能有用的資訊，讓供應商可以取得市場上的新資訊。
解決問題時與供應商合作，而不是互相指責
罵人可以讓我們心情很爽，但基本上解決不了問題。當客訴發生時，我會先盡可能的蒐集客訴不良訊息給供應商；當收到不良檔案或是產品時，我也會嘗試提供建議，不會讓供應商獨自的面對。但如果一次兩次我看到供應商那邊，有人在面對緊急問題時都是選擇躲避或是消極面對，我就會有動怒的可能。恨鐵不成鋼阿！
每月或是每季的會議
我們可以建立定期會議，跟供應商的品保討論目前生產進度、良率、產線上或是客訴品質問題等。
每年一次的稽核
稽核是一個可以合理進去供應商產線的理由，不只如此，也可以看看不同部門對於品質管理系統的實踐程度。在公司預算允許，加上時常與供應商的新專案合作等等原因，我會找機會一年一次，或是 1.5 年一次實際去供應商的產線走走。
不過還是但書一下，如果你公司品保多錢也多，怎麼安排都很棒；如果人力不足，怎麼安排安配品質的出差目的地，就會需要因為供應商的重要程度或是這次合作產品的重要程度來調整。
延伸閱讀：
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